Компания пришла к необходимости внедрения инструмента, с какими сложностями столкнулась команда и каких результатов достигла.
Главным фактором для запуска проекта КЭДО в дивизионе «БС-Платформа», стало большое количество удаленных работников в разных городах. Это потребовало оптимизации взаимоотношений между работодателем и работником, а поправки, принятые в 2021 году в Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон № 377-ФЗ), разрешили обмен электронными документами в трудовых отношениях и цифровую коммуникацию.
— Снизить трудозатраты и издержки, в том числе на бумагу и почтовые расходы по отправке документов работникам.
— Разработать рекомендации по тиражированию КЭДО в дивизионы Холдинга.
— Разработать рекомендации по совершенствованию методологии и регламентации бизнес-процессов, связанных с переходом на КЭДО.
Предварительно команда проекта проанализировала внутренние процессы и выявила потребность в цифровизации не только кадрового документооборота, но и делопроизводства и хранения документов.
Для реализации проекта выбрали дочернюю компанию в составе дивизиона в связи с большой численностью удаленных работников, наличия подразделений в разных городах, сменяемостью персонала, временными затратами на подписание и поступление документов от работодателя к сотруднику и обратно.
При выборе программы остановились на сервисе кадрового электронного документооборота №1 по версии РБК - HR-Link. Он максимально отвечает требованиям компании. Это российская коробочная система, включенная в реестр отечественного ПО, которая позволяет перейти на цифровой документооборот с сотрудниками, формировать, подписывать и хранить электронные кадровые документы. Сервис автоматизирует рутинные операции делопроизводства и управления трудовыми отношениями, экономит на доставке и хранении документов, защищает от рисков потери документов.
При переходе на КЭДО уделили особое внимание вопросам информационной безопасности, поэтому выбрали решение, позволяющее соблюдать все необходимые требования:
- применять электронную подпись, выданную аккредитованным удостоверяющим центром,
- использовать защищенные серверы для хранения данных,
- проводить аудит защищенности с применением теста на проникновение от третьей стороны.
Работа с сотрудниками перед началом и в ходе проекта
По законодательству работодатель не вправе заставлять сотрудников переходить на КЭДО. В связи с этим у команды были опасения, что не все отнесутся лояльно не только к новой системе, но и в целом к цифровому формату взаимодействия.
На начальном этапе сотрудников уведомили о том, что стартует проект перехода на кадровый электронный документооборот. Для этого подготовили бумажные документы и попросили дать письменное согласие либо несогласие по работе в системе КЭДО. 100% работников приняли новый формат взаимодействия.
До начала ухода от бумажного документооборота разработали и утвердили на предприятии локально-нормативную документацию, регламентирующую процесс КЭДО. Чтобы облегчить процесс перехода создали инструкции для пользователей по подключению к личному кабинету сотрудника и работе в нем. В приложении реализованы три роли: сотрудник, кадровик и руководитель. У каждой роли интуитивно-понятный интерфейс и возможность использования в desktop-версии на компьютере и в web–версии на мобильном устройстве.
Каждый сотрудник в личном кабинете может ознакомиться с кадровыми документами по своей трудовой деятельности в части КЭДО в компании и подписать его с помощью УНЭП (усиленной неквалифицированной электронной подписи). Специалисты кадрового администрирования контролировали ход процесса получения и подписания документов. В ИТ-системе они в любой момент могли видеть уведомления о каждом новом подписанном документе.
При внедрении КЭДО полный контроль за ознакомлением с электронными кадровыми документами переходит на сторону специалиста Центра кадрового администрирования. В настоящее время ответственность за ознакомлением с бумажными документами лежит на бизнесе.
Используемый функционал КЭДО в ходе проекта расширили и добавили рассылку уведомлений о начале отпуска с возможностью приложить к заявлению необходимые копии документов. Настроили гибкие маршруты согласования документов с несколькими ответственными лицами.
В планах добавить модуль с локально-нормативными актами и подключить электронное ознакомление с ними. Планируется также электронное подписание командировок и авансовых отчетов, автоматическая рассылка расчетных листков о заработной плате.
В электронный вид перевели основные процессы по отпускам, различного рода заявления, должностные инструкции, работу с ЛНА, а также некоторые виды нетиповых документов. В системе настроена автоматическая подача заявлений:
— о переводе на другую работу;— на отпуск по беременности и родам;
— на отпуск;
— на дополнительные выходные дни;
— о согласии на привлечение к работе в выходной день;
— на отдых в санатории.
Результаты проекта
Проект запущен в 2022 году, за год достигнуты поставленные цели. В процессе промышленной эксплуатации сервиса команда проекта провела анкетирование пользователей. Однозначно было признано удобство пользования сервисом.
После перехода на КЭДО компания стала экономить на бумаге, заправке картриджей для принтеров, на расходах по пересылке документов. Отпала необходимость в местах как для короткого, так и для долгосрочного хранения документов. Все кадровые документы находятся в электронном архиве с постоянным доступом. А также освободилось то рабочее время, которое тратилось на коммуникации и перемещения.
Благодаря КЭДО сократилось время на подписание кадровых документов, ускорились процессы, уменьшились затраты на доставку документов, минимизировали рутинную ручную работу, которой раньше было много.
