- данные о бизнес-процессах предприятий, об изменениях в них,
- нормативно-регламентные документы по процессам и их схемы,
- материалы о реализации проектов развития и улучшения,
- показатели уровня развития и эффективности выполнения бизнес-процессов.
Что хранится в Базе знаний?
В настоящее время каждый дивизион в рамках Программы TAGRAS-Digital выстроил бизнес-модель и определил зрелость бизнес-процессов. Эта и другая информация о проектах Холдинга хранится в корпоративной сети TAGRAS UNION. Нормативные и регламентирующие документы (НРД), оргструктуру, другие данные можно найти на файлообменниках дивизионов. Информация хранится разрозненно, но если ее привязать к бизнес процессам и структурировать, то она сможет работать на будущее и приносить пользу.Для чего нужна База знаний?
База знаний позволяет дивизионам распространять и перенимать положительный опыт, унифицировать бизнес-процессы и поддерживающие их ИТ-решения. Вновь принятые сотрудники с ее помощью могут быстрее и качественнее адаптироваться в текущую деятельность, а стратегические цели синхронизируются с планируемыми и открытыми проектами.Вадим Хазов уверен, что внедрение Базы знаний повысит эффективность управления изменениями.
Накопление в Базе знаний материалов о процессах компаний-партнеров, нормативно регламентирующих документов по закупкам и ведению договорной деятельности помогает дивизионам лучше знать и понимать своих клиентов и партнеров, снимать риски во взаимодействии с ними. Описание и регламентация 80% процессов дивизионов в рамках реализуемых проектов Программы комплексной цифровой трансформации Холдинга, аккумуляция их в Базе знаний, позволит:
- создать систему управления процессами Холдинга «ТАГРАС» с накоплением наработанного опыта на единой платформе;
- повысить эффективность управления изменениями на уровне дивизионов и Холдинга.
Как работает База знаний?
Для реализации проекта Центр управления Программой TAGRAS-Digital (ЦУП) выбрал информационную систему бизнес-моделирования «Business studio». Для системной работы ЦУП определил правила работы при наполнении Базы и использовании знаний о процессах и отслеживает их выполнение. В рамках пилотного проекта Базу знаний наполнили дивизионы «Таграс-ЭнергоСервис» и «Татнефтедор». После к этой работе подключились все дивизионы Холдинга.Вадим Хазов, руководитель Центра управления Программой TAGRAS-Digital:
— Если структурировано копить знания в «Business studio», то в итоге мы получим автоматически сформированные положения, нормативно-регламентирующие документы, в том числе, даже готовое ТЗ на автоматизацию бизнес-процессов. Это сейчас для нас особенно актуально в рамках реализации проектов программы цифровой трансформации TAGRAS-Digital.Бизнес-процессы, функциональная архитектура и архитектура приложений комплексной информационной системы дивизионов, описанные в Базе знаний, планируется актуализировать по мере возникновения изменений. В этом случае, система будет эффективной. Например, исполнители под контролем ЦУПа могут смоделировать результаты проведенных обследований, прежде чем приступать к проектированию.
В системе бизнес-моделирования «Business studio» есть 12 разделов. Данные, загруженные в них, позволят:
- оценивать продвижение к цели и эффективность деятельности;
- моделировать структуру и иерархию бюджетов, центров финансовой ответственности;
- настраивать шаблоны отчетов по СМК;
- управлять проектами, анализировать, какие проекты повлияли на изменения в организации и какие выгоды получила компания.
Вадим Хазов:
— Мы также попробовали составить карту сбалансированных показателей на уровне Холдинга. Для этого взяли за основу стандарт по внутрихолдингового рейтингу и разбили показатели для каждого дивизиона в виде целей. Получилась карта, которую можно мониторить, например, на уровне Холдинга по каждому дивизиону. Можно внести показатели в эти цели и оценивать их достижение.При наполнении Базы знаний важно правильно выстраивать взаимосвязи между разделами, уверяют специалисты ЦУП. В этом случае получится бизнес-модель работы предприятия с разбивкой на процессы, подпроцессы и функции. Правильная связь позволит системе автоматически формировать маршрут документа, стратегическую карту или отчет по достижению цели.