База знаний Холдинга: в помощь цифровой трансформации

Центр управления программой TAGRAS-Digital продолжает работу над Базой знаний предприятий Холдинга «ТАГРАС» и внешних заказчиков. Этот инструмент призван упорядочить:

• данные о бизнес-процессах предприятий, об изменениях в них,
• нормативно-регламентные документы по процессам и их схемы,
• материалы о реализации проектов развития и улучшения,
• показатели уровня развития и эффективности выполнения бизнес-процессов.

По данным экспертов из Delphi Group, только треть информации в организациях есть в электронном виде и к ней можно получить оперативный доступ. Чаще данные хранятся на бумажных носителях или в памяти сотрудников, а, значит, поиск нужных документов затруднен. Решением проблемы может стать база знаний, способная структурировать информацию о бизнес-процессах предприятий в единую систему.

Что хранится в Базе знаний?

В настоящее время каждый дивизион в рамках Программы TAGRAS-Digital выстроил бизнес-модель и определил зрелость бизнес-процессов. Эта и другая информация о проектах Холдинга хранится в корпоративной сети TAGRAS UNION. Нормативные и регламентирующие документы (НРД), оргструктуру, другие данные можно найти на файлообменниках дивизионов. Информация хранится разрозненно, но если ее привязать к бизнес процессам и структурировать, то она сможет работать на будущее и приносить пользу.

Для чего нужна База знаний?

База знаний позволяет дивизионам распространять и перенимать положительный опыт, унифицировать бизнес-процессы и поддерживающие их ИТ-решения. Вновь принятые сотрудники с ее помощью могут быстрее и качественнее адаптироваться в текущую деятельность, а стратегические цели синхронизируются с планируемыми и открытыми проектами.

Вадим Хазов уверен, что внедрение Базы знаний повысит эффективность управления изменениями.

Накопление в Базе знаний материалов о процессах компаний-партнеров, нормативно регламентирующих документов по закупкам и ведению договорной деятельности помогает дивизионам лучше знать и понимать своих клиентов и партнеров, снимать риски во взаимодействии с ними. Описание и регламентация 80% процессов дивизионов в рамках реализуемых проектов Программы комплексной цифровой трансформации Холдинга, аккумуляция их в Базе знаний, позволит:

• создать систему управления процессами Холдинга «ТАГРАС» с накоплением наработанного опыта на единой платформе;
• повысить эффективность управления изменениями на уровне дивизионов и Холдинга.

Как работает База знаний?

Для реализации проекта Центр управления Программой TAGRAS-Digital (ЦУП) выбрал информационную систему бизнес-моделирования «Business studio». Для системной работы ЦУП определил правила работы при наполнении Базы и использовании знаний о процессах и отслеживает их выполнение. В рамках пилотного проекта Базу знаний наполнили дивизионы «Таграс-ЭнергоСервис» и «Татнефтедор». После к этой работе подключились все дивизионы Холдинга.
 
Вадим Хазов, руководитель Центра управления Программой TAGRAS-Digital:

— Если структурировано копить знания в «Business studio», то в итоге мы получим автоматически сформированные положения, нормативно-регламентирующие документы, в том числе, даже готовое ТЗ на автоматизацию бизнес-процессов. Это сейчас для нас особенно актуально в рамках реализации проектов программы цифровой трансформации TAGRAS-Digital.

Бизнес-процессы, функциональная архитектура и архитектура приложений комплексной информационной системы дивизионов, описанные в Базе знаний, планируется актуализировать по мере возникновения изменений. В этом случае, система будет эффективной. Например, исполнители под контролем ЦУПа могут смоделировать результаты проведенных обследований, прежде чем приступать к проектированию.

В системе бизнес-моделирования «Business studio» есть 12 разделов. Данные, загруженные в них, позволят:

• оценивать продвижение к цели и эффективность деятельности;
• моделировать структуру и иерархию бюджетов, центров финансовой ответственности;
• настраивать шаблоны отчетов по СМК;
• управлять проектами, анализировать, какие проекты повлияли на изменения в организации и какие выгоды получила компания.

Таким образом, происходит оценка влияния на стратегические цели Холдинга через систему сбалансированных показателей. Эти цели можно декомпозировать до организационных единиц, бизнес-процессов, проектов и т.д. Выстроив Базу знаний, можно структурировано собирать, хранить в едином месте и главное использовать информацию о бизнес-процессах, оргструктуре, НРД, информационных системах, проектах и т.д.

 Вадим Хазов:

 — Мы также попробовали составить карту сбалансированных показателей на уровне Холдинга. Для этого взяли за основу стандарт по внутрихолдингового рейтингу и разбили показатели для каждого дивизиона в виде целей. Получилась карта, которую можно мониторить, например, на уровне Холдинга по каждому дивизиону. Можно внести показатели в эти цели и оценивать их достижение.

При наполнении Базы знаний важно правильно выстраивать взаимосвязи между разделами, уверяют специалисты ЦУП. В этом случае получится бизнес-модель работы предприятия с разбивкой на процессы, подпроцессы и функции. Правильная связь позволит системе автоматически формировать маршрут документа, стратегическую карту или отчет по достижению цели.