Управление коммуникациями проекта подразумевает организацию взаимодействия внутри команды, что включает передачу информации между участниками проекта и заинтересованными сторонами, а также сбор обратной связи. Исследования Института управления проектами PMI показывают, что до 56% бюджета может быть потеряно из-за неэффективной коммуникации.
Для эффективного выполнения проекта важно учитывать четыре основных принципа управления коммуникациями:
- Планируем коммуникации. Определяем наиболее удобные и эффективные методы связи. Это могут быть корпоративные каналы, мессенджеры, видеоконференцсвязь, а также регулярность и объем передаваемой информации. Формируем план коммуникаций.
- Обеспечиваем коммуникации. Это уже сам процесс передачи информации. Собираем информацию, фиксируем, распределяем, собираем обратную связь, ведем протоколы и отчеты.
- Отслеживаем реакций. Проводим мониторинг, насколько эффективно и удобно для всех участников ведется коммуникация, эффективны ли коммуникации по установленному плану.
- Адаптируем с учетом обратной связи. Необходимо выявлять узкие места при обеспечении коммуникаций и вносить корректировки в план. Менять каналы связи, оценивать регулярность рабочих встреч, увеличить или уменьшить их, пересматривать участников переписок, звонков и переговоров.
Ведущий специалист Центра управления программами развития Рамиль Исанбаев:
— В ходе работы при необходимости план коммуникаций можно и нужно корректировать. Грамотно выстроенные коммуникации задают общий тон взаимодействия в компании, дисциплинируют и организовывают сотрудников. Если сумели наладить коммуникацию, то львиная часть работы уже сделана. Это как в часовом механизме, главная задача часовщика — подогнать все шестеренки, чтобы они работали слаженно, а каждая стрелка была на своем месте.
