В предыдущей статье специалисты рассказали о преимуществах стандартной функциональности информационных систем. Напомним, что максимальное использование типовой функциональности позволяет не только снизить затраты на внедрение, но и упростить дальнейшее оказание технической поддержки и сопровождения информационной системы. Кроме того, текущая версия 1С включает лучшие практики всех пользователей и может использоваться любой компанией в качестве основы для выстраивания оптимальных бизнес-процессов.
При внедрении любой ИС специалисты должны сосредоточиться на создании структурного описания бизнес-процессов. При этом важно максимально использовать стандартные функции системы, что позволяет оценить полноту внедрения ИС и подготовить ясное техническое задание.
Опираемся на эталон структурного описания
Эталоном описания стандартной функциональности 1С при наполнении Базы знаний выбран 1С:ИТС. С ним можно ознакомиться на сайте 1С:ИТС.1С:ИТС (Информационно-технологическое сопровождение) – это комплексная поддержка, которую фирма «1С» совместно с официальными партнерами оказывает пользователям «1С:Предприятие».
Главная идея «1С:ИТС» — обеспечить пользователей и программистов доступом к полезной документации и инструкциям, чтобы они могли эффективно использовать программу без необходимости разрабатывать что-то с нуля.
База «1С:ИТС» регулярно обновляется. Если появляются новые требования, например, изменения в законах, система автоматически обновляется, и документация подскажет, как их использовать.
Таким образом, «1С:ИТС» — это не просто поддержка программы, это подробный набор инструкций и рекомендаций, который помогает быстро решить проблемы, обучиться работе с системой и оставаться в курсе всех обновлений.
Кроме того, «1С:ИТС» описывает объекты и сущности, которые станут основой для актуализации Базы знаний, а именно:
- описание функций ИС, которые поддерживают бизнес-процессы;
- описание ответственных лиц и ролевой структуры;
- перечень необходимых документов в рамках конкретной функции;
- аналитические и управленческие отчеты;
- ключевые показатели бизнес-процессов;
- интеграция с другими бизнес-процессами.
Обучаемся на основе 1С:ИТС
Уровень подготовки команды определяет успех проектов цифровой трансформации.Кроме документации по системе, «1С:ИТС» содержит примеры использования программы в реальных задачах. Например, как правильно настроить учет, вести отчетность или автоматизировать процессы.
«1С:ИТС» содержит обучающие материалы: есть курсы и инструкции для пользователей. которые помогают разобраться в системе даже тем, кто раньше с ней не работал.
Обучение на основе материалов информационной системы «1С:ИТС» — это уникальная возможность повысить знания сотрудников, глубже понять процессы автоматизации и управления бизнесом. Материалы не только охватывают аспекты внедрения и эксплуатации системы, но и предлагают практические примеры, которые могут быть использованы в реальных проектных ситуациях.
Кроме того, важно внедрить систему постоянного обучения в компании. Регулярные тренинги и обновления знаний по новым функциям и решениям «1С:ИТС» помогут поддерживать команду на пике актуальности, что является критически важным в быстро меняющемся цифровом мире. Обучение — это основа для успешной реализации проектов цифровой трансформации, которая позволяет компании достичь стратегических целей.
Анализируем уровень внедрения ИС
Как определить, насколько эффективно компания использует вложенные в систему инвестиции? Для этого важно проводить аудиты использования стандартной функциональности ИС. А поскольку неотъемлемой частью любого аудита являются стандарты, которым должны соответствовать проверяемые элементы, необходимо выбрать эталон, который представляет собой максимально качественную версию чего-либо, на которую ориентируются при оценке.В качестве такого эталона для проведения аудитов мы выбрали «1С:ИТС», и вот почему:
- Комплексное решение: Помогает связывать рабочие процессы между собой, включая бухгалтерский учет, управление производством, складом, продажами и персоналом. Это минимизирует ошибки и дублирование данных.
- Гибкость и масштабируемость: Легко адаптируется под требования любого предприятия, помогает настраивать решения, которые наиболее полно соответствуют потребностям бизнеса. Как бытовая техника экономит время и силы в домашнем хозяйстве, так информационные системы автоматизируют рутинные процессы дивизиона, увеличивая эффективность и снижая нагрузку на сотрудников.
- Экономическая эффективность: Описывает готовые решения и методики, что снижает затраты на разработку и внедрение, а регулярные обновления помогают оставаться в курсе изменений в законодательстве и бизнес-практиках.
- Поддержка и обучение: Предоставляет полную информационную базу для построения курсов по обучению и для формирования инструкций по работе в ИС, что увеличивает квалификацию персонала и эффективность работы.
- Снижение рисков: Помогает стандартизировать процессы аудита и контроля. Это снижает риски, связанные с человеческим фактором.
Эффективно сопровождаем ИС
На этапе сопровождения ИС специалисты разных направлений смогут общаться на одном языке, который сформирован на базе «1С:ИТС». Это позволяет улучшить взаимодействие между техническими специалистами и бизнес-пользователями, снизить риски недопонимания и повысить общую эффективность работы.Кроме того, мы значительно удешевляем процесс сопровождения ИС за счет отказа от дорогих кастомных решений, снижения затрат на поддержку и обновления, уменьшения числа ошибок и затрат на их исправление, упрощения обучения персонала, оптимизации работы с ресурсами.
Улучшаем процессы
Своевременное проведение аудитов помогает выявить, насколько полно компания использует возможности системы, а также определить неиспользуемые функции, которые могут повысить эффективность работы каждого сотрудника и повысить производительность компании в целом. В ходе проверок функциональности выявляются ошибки и сбои в бизнес-процессах, которые потом удается минимизировать, а также выявляется необходимость обновлений или корректировок, чтобы система соответствовала новым требованиям бизнеса или законодательства.Таким образом, важно вовремя оценить соответствие эталону «1С:ИТС» и ничего не упустить уже на этапе описания функциональности систем. О том, как База знаний помогает в проведении аудита и обработке результатов по итогам его проведения, читайте в следующих статьях.
