Предпроектное обследование — это фундамент успешного внедрения любых изменений, особенно когда речь идет об информационных системах. Опыт, полученный в дивизионе, наглядно демонстрирует, как тщательный анализ бизнес-процессов позволяет не только выявить проблемные зоны, но и обоснованно подойти к выбору оптимального ИТ-решения.
Эксперт процессного офиса, главный специалист Центра управления TAGRAS-Digital Лилия Тухбатуллина:
— При планировании подобного обследования, уделите особое внимание этапу сбора информации. Проведение глубоких интервью с сотрудниками на различных уровнях иерархии – залог выявления скрытых проблем и нюансов, которые могут ускользнуть при поверхностном анализе. В нашем случае, 15 интервью позволили получить полную картину процесса «Складской учет» и выявить 16 ключевых проблем.О проекте: «Предпроектное обследование бизнес-процесса «Складской учет» в дивизионе «ТаграС-ТрансСервис»
Сроки реализации: четыре месяца.
Предпосылки: определение целесообразности использования имеющихся информационных систем и обоснование применения новых информационных систем
Ключевые изменения: формализация бизнес-процесса «Складской учет» в Business Studio, анализ бизнес-процессов.
Проблемы и решения: было выявлено 16 наиболее значимых проблем по процессу. Предложено по 3 решения на каждую проблему.
Результаты: формирование предложений по улучшению процесса, даны предложения по выбору информационной системы.
Ключевые выгоды и эффекты:
- понимание, как именно выполняется процесс;
- определены неэффективные и устаревшие функции подпроцесса;
- разработаны рекомендации по оптимизации процесса;
- предложения по выбору информационной системы.
— Результаты предпроектного обследования процесса — ценный актив для дальнейшей работы. Нам удалось посмотреть на процесс складского учета «со стороны». Детальное картирование текущих операций, выявление узких мест и неэффективных участков, а также анализ существующих информационных потоков – все это теперь создает прочную основу для разработки целевой модели складского учета. Особенно важно, что обследование помогло оценить влияние текущих процессов на смежные подразделения и выявить потенциальные риски при внедрении изменений.Светлана Зиннурова, руководитель проектного офиса «ТаграС-ТрансСервис» дает рекомендации для будущих руководителей проектов:
— Помните, что цель обследования – не просто выявить проблемы, а получить предложения, конкретные реализуемые решения.
Нам сформировали рекомендации по улучшению процесса и аргументированно обосновали выбор информационной системы. Советую не забывать о ключевых выгодах и эффектах, которые будут получены в результате внедрения изменений. Четкое понимание выгод позволит получить поддержку заинтересованных сторон и обеспечить успешную реализацию проекта.
