Проблема
Предприятия Холдинга одновременно реализуют множество проектов. Каждый из них с точки зрения корпоративного документооборота — это 25-30 документов, включая устав, аналитический отчет по рискам, протоколы рабочих и статусных совещаний. Подготовка каждого из этих документов занимает около трех часов. Все вместе — большой массив информации, которым нужно эффективно управлять.Поскольку часть актуальных данных по проектам хранится исключительно на бумажных носителях или на рабочих компьютерах специалистов, сотрудники не имеют оперативного доступа к ним. Получение необходимой информации может занимать от 1 до 5 дней.
Все это снижает операционную эффективность компании, повышает нагрузку на сотрудников и в конечном итоге влияет на бизнес-показатели организации.
Решение
Структурирование информации о бизнес-процессах предприятия в единую информационную систему и внедрение корпоративной Базу знаний позволяет:- хранить информацию и эффективно отслеживать реализацию проектов;
- автоматически создавать проектную документацию, а также аналитические и информационные отчеты;
- создать пространство для обмена опытом между дивизионами;
- отслеживать версии документов;
- оценивать продвижение к цели и эффективность;
- моделировать структуру и иерархию бюджетов, центров финансовой ответственности;
- создать систему управления процессами с накоплением наработанного опыта на единой платформе;
- повысить эффективность управления изменениями на уровне дивизионов и Холдинга;
- построить и поддерживать в актуальном состоянии бизнес-архитектуру и ИТ-архитектуру компании.
Технологии
- Российское программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов и оптимизации системы управления.
- Система управления реляционными базами данных.
- Редактор классов и параметров, который позволяет настраивать параметры для отражения сроков реализации проектов, бюджета, информации о привлеченном подрядчике, сработавших рисках и достижениях в Базе знаний.
- Внутренний конструктор отчетов для разработки форм отчетов, через которые координаторы получают всю необходимую информацию для оперативного управления проектами и принятия решений.
Сложности
Основной сложностью стало сопротивление сотрудников внедрению новой системы. Преодолеть ее помогла демонстрация преимуществ, облегчающих выполнение рутинных повседневных задач. Например, разработка документации и формирование отчетов нажатием одной кнопки. В частности, База знаний сама создает аналитический отчет по рискам для каждого проекта и позволяет отслеживать исполнение протокольных пунктов после совещаний. Кроме того, компания провела дополнительное обучение, оказывает поддержку и индивидуальные консультации пользователям, поощряя их предлагать идеи по улучшению и оптимизации работы.Этапы работы
2022 год. Проанализировали предложения на рынке и выбрали программный продукт.2023 год. Провели пилотный проект в двух дивизионах, выработали унифицированные требования, накопили кейсы по решению возникающих в ходе внедрения проблем.
Март — апрель 2024 года. Настроили функционал по ведению в Базе знаний проектной деятельности и накопления документации с учетом полученных в пилотных проектах знаний и разработанных требований, обеспечили доступ к единой базе информации всех заинтересованных лиц, настроили формирование аналитической отчетности.
Май — июль 2024 года. Перенесли исторические данные по проектам в базу знаний, определили ответственных и провели для них обучение по работе в новом продукте.
Август 2024 года. Ввели новую систему в промышленную эксплуатацию.
Результаты
Устав проекта любой категории, аналитический отчет по рискам, протоколы рабочих и статусных совещаний формируются при помощи Базы знаний за несколько секунд.Сотрудники получили оперативный доступ к данным: система позволяет увидеть важную информацию по всем проектам дивизиона в краткой табличной сводке, которая доступна в едином месте для всех заинтересованных лиц и обновляется в режиме реального времени.
Сотрудникам не нужно отправлять запросы для получения информации от структурных подразделений, что экономит от 1 до 5 дней.
Сократилось время поиска документов по проектам, так как создана удобная и понятная иерархия и единая система хранения знаний.
Сотрудники избавились от рутинных операций по ведению проектов.
Повысилась эффективность управления проектами, что повлияло на все ключевые бизнес-показатели холдинга.
Следующие шаги
Актуализировать бизнес-процессы, функциональную архитектуру и архитектуру приложений комплексной информационной системы дивизионов по мере возникновения изменений.Внедрить нейросеть, которая облегчит поиск необходимой информации и сможет проводить аналитику накопленных данных для дальнейшего использования в работе.
