- Снижение расходов — как материальных, так и трудовых — за счет автоматизации рутинных операций, сокращению повторных закупок, минимизации лишних запасов и строгому контролю за тратами.
- Создание единого каталога поставщиков и стандартизацию тендерных документов, что поможет улучшить условия работы с подрядчиками.
- Повысить прозрачность закупок путем интеграции инструментов для анализа данных, чтобы принимать обоснованные решения, проверять соблюдение условий договоров и торги.
- Уменьшить зависимость от зарубежного ПО в сфере закупок, опираясь на российские продукты, такие как 1С, в рамках политики импортозамещения.
- Ускорить весь цикл закупок — от заявки до поставки, — что сократит время выполнения заказов и сделает работу подразделений более оперативной.
- Повысить эффективность труда благодаря автоматизации рутины и управлению жизненным циклом товарно-материальных ценностей (ТМЦ), позволяя лучше контролировать и распределять ресурсы.
Ситуация до внедрения
До старта проекта дивизионы «ТАГРАС» сталкивались с множеством вызовов в закупочной деятельности:- Разнородные подходы к оформлению тендерной документации: каждый дивизион применял свои стандарты, что осложняло централизованный контроль.
- Ограниченный доступ к данным о ТМЦ: отсутствовала единая система для отслеживания остатков, неликвидов и материалов, которые могли бы использоваться повторно в других подразделениях, предотвращая дублирование закупок.
- Отсутствие общего реестра поставщиков: дивизионы взаимодействовали с разными подрядчиками на разных условиях, что приводило к покупкам одних товаров по вариативным ценам.
- Недостаточный контроль стоимости ТМЦ: не было механизма проверки соответствия цен условиям торгов и контрактов.
- Отсутствие единой базы по итогам аудитов и проверкам надежности поставщиков: дивизионы проводили аудиты самостоятельно, без обмена данными, что увеличивало затраты времени и сил.
Уникальность и инновационность
Этот проект выделяется тем, что объединяет под единой 1С-системой все 8 дивизионов и 54 предприятия «ТАГРАС», обеспечивая централизованное управление закупками в масштабе Холдинга. Это особенно ценно для крупных и сложных структур, поскольку стандартизирует процессы.Инновационная сторона связана с необходимостью соответствовать строгим нормам учета и хранения документов в нефтегазовой отрасли, включая все регуляторные требования к управлению закупками. Такой подход делает проект жизненно важным для этого сектора.
Поскольку готовых решений на базе существующих 1С-продуктов не нашлось, мы разработали систему практически с нуля, адаптируя её под все цели и пожелания заказчика.
Результаты
Создана единая база данных для управления запасами ТМЦ, охватывающая все дивизионы и включающая свободные остатки, неликвиды и невостребованные материалы. Это обеспечивает прозрачность и помогает своевременно выявлять неиспользуемые товары, избегая повторных закупок. Кроме того, автоматизированы создание и согласование внутренних заявок между подразделениями холдинга для снижения лишних запасов.Автоматизирован полный жизненный цикл закупок: от заявки до выдачи ТМЦ заказчику. Система отслеживает все шаги — тендеры, согласования, договоры и поставки.
Внедрен функционал для проверки стоимости: позволяет сверять цены закупленных ТМЦ с предыдущими периодами и условиями тендеров/договоров, обеспечивая контроль и предотвращая переплаты.
Стандартизирована тендерная документация: разработана единая электронная форма протоколов комиссии. Теперь все дивизионы используют общую базу, что упрощает управление торгами и делает их прозрачными. Формы учитывают особенности каждого подразделения и пожелания пользователей для оптимизации.
Организован обмен данными о тендерах с площадками «Татнефть» и «B2b Center»: автоматическая загрузка результатов торгов, что исключает ошибки и ускоряет формирование протоколов.
Интегрирована связь с «1С:Документооборот» для согласования договоров по ТМЦ: автоматизирует процесс на уровне дивизионов, ускоряя принятие решений.
В целом, проект кардинально улучшил контроль закупок и запасов, унифицировал подходы во всех дивизионах, снизил расходы, минимизировал риски повторных покупок по разным ценам и исключил приобретения по ставкам, не соответствующим документации.
Характеристики
Масштаб проекта: внедрены программные продукты — «1С:Управление торговлей».Количество автоматизированных рабочих мест: 2000.
Архитектура решения и масштаб проекта: автоматизированная система управления закупками (АСУЗ) построена на распределенной архитектуре с двумя ключевыми компонентами:
- Отдельная информационная система для топ-менеджмента холдинга: служит для согласования закупок на уровне руководства. Здесь консолидируется информация о торгах, поставщиках, остатках и заявках от дивизионов, обеспечивая прозрачность и полный контроль. Это позволяет быстро принимать управленческие решения.
- Модули АСУЗ в системах дивизионов: в каждом закупающем дивизионе интегрированы модули АСУЗ с их информационными системами. Они автоматизируют оперативные процессы: заявки, тендеры, контроль поставок. Модули могут внедряться в одну или несколько систем в зависимости от структуры подразделения.
